ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL
La información debe ser exacta, es decir, libre de errores; oportuna, cuando está disponible en todo momento; relevante, cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan. Muchas empresas no cuentan con esta información debido a que sus sistemas de información están mal organizados y con un mantenimiento deficiente.
Conceptos de organización de archivos.
El sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con el bit, el cual representa ya sea un o un de la siguiente forma: bits, bytes, campos, registros y archivo. Los bits se pueden agrupar para formar un byte para representar un carácter, número o símbolo. Los bytes se pueden agrupar para formar un campo y los campos relacionados se pueden agrupar para formar un registro. Los registros relacionados se conjuntan para formar un archivo y los archivos relacionados se pueden organizar en una base de datos
Problemas con el entorno tradicional de archivos.
Usar esta metodología, alienta a cada área a desarrollar aplicaciones especializadas de archivos. Cada aplicación necesita un archivo de datos el que quizás es parte de algún subconjunto del archivo maestro, lo que nos lleva nuevamente a la inconsistencia de datos, inflexibilidad en el procesamiento de datos, inflexibilidad en el procesamiento y recursos de almacenamiento.
Redundancia e inconsistencia de datos, es decir, presencia de datos guardados múltiples ocasiones, de manera que se actualiza solo cierta información y otras no. Lo que produce una mala interpretación de los datos y con fusión. Dependencia entre programas y datos, la estrecha relación entre ambos provoca que al realizar algún cambio en el programa sea necesario modificar también los datos. Implementar estos cambios podría costar mucho dinero para la organización. Carencia de flexibilidad, seguridad escasa debido al poco control que se puede tener sobre los datos, no se sabe quién tiene acceso y quien incluso está modificándolos. La información está fragmentada, de manera que es casi imposible compartirla acceder a ella de manera oportuna. Carencia de compartición y disponibilidad de datos debido a que la información está fragmentada en diferentes archivos y en distintas partes de la organización y no se pueden relacionar entre sí. La información no fluye libremente por las áreas funcionales ni en forma ni en tiempo.
LA METODOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS
La administración de bases de datos consta de una serie de procesos los cuales son asignados a grupos de estudiantes para que desarrollen el contenido del mismo, las prácticas, instructivos, registros y controles necesarios.
Algunos de los procesos que fueron desarrollados por los grupos de estudiantes son:
- Creación de Bases de Datos
- Mantenimiento de Bases de Datos
- Seguridad de Bases de Datos
Entre otro.
La presente metodología cuenta con un manual para su correspondiente aplicación, en la cual se incluyen los aspectos más relevantes.
El manual consta de cinco (5) secciones a saber:
- Procedimientos
- Instructivos
- Registros
- Prácticas
- Anexo
Cada una de estas secciones contendrá:
Procesos: Cada proceso contiene las buenas prácticas a seguir para un determinado aspecto de la administración de bases de datos. Una vez que se aplica lo que aquí se determina, se hace referencia al instructivo correspondiente.
Instructivos: Cada instructivo contiene los pasos a seguir para la realización de una tarea específica dentro de la base de datos. Una vez realizada la tarea es obligatorio llenar su respectivo registro, con la finalidad de dejar prueba tangible de lo realizado.
Registros: Cada registro es la prueba fehaciente de que una tarea fue realizada dentro de la base de datos.
Prácticas: Estos documentos son registros llenos con ejemplos reales, los cuales sirven de guía para aquella persona que tenga alguna duda de cómo se debe llenar un registro.
Anexos: Se adjuntan ejemplo de cómo se realizó una tarea específica dentro de la base de datos. También se adjuntan investigaciones realizadas sobre algún tema en específico.
Cada una de las secciones de este manual tendrá una codificación específica así como un número de consecutivo, con la finalidad de llevar un control real sobre cada documento que se encuentre dentro.
Para hacer uso el manual se debe buscar el proceso a utilizar. Una vez que se encontró el proceso, la información que proporciona determinará las pautas a seguir y conforme se avance, aparecerán referencias a instructivos que indican cómo realizar las tareas que son explicadas en dicho proceso. Cada vez que se concluyen los pasos de un instructivo, se debe de llenar un registro para dejar prueba de la tarea que se realizó. En caso de que surja alguna duda con el registro se puede buscar un ejemplo real en su respectiva práctica.
USO DE BASES DE DATOS PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO DE NEGOCIOS Y LA TOMA DE DECISIONES
Uso de Bases de Datos para Mejorar el Desempeño Empresarial y la Toma de Decisiones
Las bases de datos son de mucha utilidad para las empresas para dar seguimiento a transacciones del día a día comoson los pagos a proveedores, pagos a empleados, seguimiento de clientes, entre otros. De igual forma necesitan de estas bases de datos para suministrar información que ayudará a la empresa a tomar una decisión en determinado momento dando como resultado un buen manejo del negocio. Por ejemplo: si una empresa desea saber cuál producto es el más comprado, puede encontrar la respuesta en los datos.En una empresa grande, con enormes sistemas para cada función, como contabilidad, ventas, etc. se requieren de herramientas que sirvan para analizar extensas cantidades de datos y para accederdatos desde múltiples sistemas. Estas capacidades incluyen el almacenamiento de datos, la minería de datos y herramientas para acceder bases de datos internas a través de la web.
Almacenamiento de DatosUn almacén de datos es una base de datos que almacena datos actuales e históricos de potencial interés para los encargados de la toma de decisiones de una empresa y consolida información dediferentes bases de datos operativas con el objetivo de que la información se pueda utilizar a través de la empresa para el análisis y la toma de decisiones.
El almacén de datos pone a disposición los datospara quién los necesite, pero no se pueden modificar. Un sistema de almacén de datos proporciona herramientas de consultas con fines específicos, herramientas analíticas y características gráficaspara la elaboración de informes.
Mercados de Datos
Un mercado de datos es un subconjunto de un almacén de datos en el que una parte resumida o altamente enfocada de los datos de la organización secoloca en una base de datos separada para una población específica de usuarios. Un mercado de datos se enfoca en un sólo objetivo, por lo que usualmente se puede construir más rápido y a un costo más…
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE DATOSDMINISTRACIÓN DE DATOS:
ALMACENAMIENTO DE DATOS
El almacenamiento de datos es la tendencia más importante en la administración de la información en las organizaciones, pero dada la cantidad de datos que podemos encontrar en el entorno, generalmente se presentan estos problemas con dichos datos:
La cantidad de datos que se maneja puede ser enorme, ya que las organizaciones cuentan con datos ya almacenados, estos deben mantenerse y además constantemente nuevos están ingresando al sistema.
Existen datos dispersados en muchas organizaciones, en diferentes métodos y dispositivos de recopilación.
Solo una parte de todos los datos que se recolectan dan la utilidad que espera obtener de ellos.
Para lograr eficiencia en la toma de decisiones, es necesario recurrir a datos externos ya que los conseguidos no dan la información que se necesita.
Los datos en bruto, son en muchas ocasiones de difícil acceso, ya que están almacenados en diferentes sistemas de cómputo, bases de datos, formatos, lenguajes humanos y de computador.
Las leyes relativas a los datos obtenidos, pueden diferir de un lugar a otro para su aplicación, así los datos conseguidos no pueden tener aplicabilidad global.
Se pueden presentar problemas de seguridad, calidad e integridad con la recopilación y el análisis de datos.
Existen problemas con la administración de datos por el gigante número de estos disponibles.
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS
Debido a los anteriores problemas, y a la necesidad de una información oportuna y exacta, las organizaciones se han visto obligadas a buscar una solución de administración de datos efectiva y eficiente. La administración de datos ha funcionado para apoyar el proceso de la organización de datos, aunque en ocasiones resulta ineficiente para problemas AD HOC (informe que se pide por parte de la gerencia para la toma de decisiones, en forma extraordinaria y no cumple con las características de los informes de rutina) de ahí parte la necesidad de los Almacenes de Datos.
En la administración de datos, los datos se conocen como CARGA y el uso en información y conocimiento que se les pueda dar a estos se traduce en PODER, se tendrá entonces que la administración de datos en general busca:
FACILITAR LA CARGA E INCREMENTAR EL PODER
PROCESO DEL CICLO DE VIDA DE LOS DATOS Y DESCUBRIMIENTO DEL CONOCIMIENTO
Para comprender este proceso, se necesita seguir el flujo que los datos siguen en las organizaciones. Se debe realizar el proceso eficientemente pues las organizaciones no operan sobre los datos recolectados sino sobre la información y el conocimiento de cómo usarlos con buenos resultados en la toma de decisiones. Todo se fundamenta en el conocimiento y por esto esté es considerado como un elemento fundamental de los negocios. Es importante recalcar que el conocimiento se desprende de los datos, ya que no se encuentra de inmediato en el entorno.
Los datos siguen el siguiente proceso para transformarse en conocimiento:
- RECOPILACIÓN
- SELECCIÓN
- PRE – PROCESAMIENTO
- TRANSFORMACIÓN
- MINERÍA DE DATOS
- INTERPRETACIÓN / EVALUACIÓN
- USO y ALMACENAMIENTO
La parte de recopilación, selección, pre – procesamiento y transformación es la que facilita el ALMACENAMIENTO DE DATOS; la minería de datos y la interpretación o la evaluación forman el ANÁLISIS DE DATOS y finalmente el uso y almacenamiento son la base del conocimiento de la organización.